Datenschutzerklärung Circum AG

Version 1.8_20260902

1. Verantwortliche Stelle

1.1 Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und, soweit anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ist:

Circum AG
Bürgstrasse 5
8733 Eschenbach SG
Schweiz
E-Mail: contact@circum.cloud
Telefon: +41 848 868 868

1.2 Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie Circum AG Personendaten im Zusammenhang mit der Website gincloud.ch, Anfragen, Angeboten, Verträgen, Rechnungsstellung, Kundenkommunikation, Servicebereitstellung, Plattformbetrieb und Bereitstellung von GIN Cloud Services bearbeitet.

2. Zweck und Anwendungsbereich

2.1 Diese Datenschutzerklärung gilt für Besucherinnen und Besucher der Website, Interessenten, Kunden, Vertriebspartner, Lieferanten, Ansprechpersonen und weitere Personen, deren Daten im Zusammenhang mit den Leistungen der Circum AG bearbeitet werden.

2.2 Für die Nutzung einzelner Leistungen können ergänzende Vertragsunterlagen gelten, insbesondere Allgemeine Geschäftsbedingungen, Leistungsbeschriebe, Service Level Agreements, Verträge über Auftragsbearbeitung (ADV/AVV), TOM-Anhänge und Listen genehmigter Unter-Auftragsbearbeiter.

2.3 Soweit Circum AG Personendaten im Auftrag eines Kunden bearbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines separaten ADV/AVV. Diese Datenschutzerklärung ersetzt diesen ADV/AVV nicht.

3. Bearbeitung beim Besuch der Website

3.1 Beim Aufruf der Website gincloud.ch können technische Daten bearbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten und Dateien, Referrer, Browsertyp, Betriebssystem, Hostname, übertragene Datenmenge und Statusmeldungen. Diese Daten werden zur Bereitstellung der Website, zur Sicherstellung von Stabilität und Sicherheit, zur Fehleranalyse und zur Missbrauchsbekämpfung bearbeitet.

3.2 Wenn über die Website Kontakt-, Bestell- oder Terminformulare genutzt werden, bearbeitet Circum AG die vom Nutzer eingegebenen Daten, insbesondere Namen, Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Adressen, Anliegen, Bestellungen, Terminangaben und weitere freiwillig übermittelte Informationen. Die Bearbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage, zur Vertragsanbahnung, zur Vertragserfüllung oder aufgrund einer Einwilligung.

3.3 Die Website kann Cookies und vergleichbare Technologien einsetzen, um technische Funktionen bereitzustellen, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, externe Inhalte einzubinden oder Nutzungsstatistiken zu erstellen. Nicht notwendige Cookies und Tracking-Dienste werden nur eingesetzt, soweit hierfür eine gültige Einwilligung vorliegt oder eine andere gesetzliche Grundlage besteht.

3.4 Auf der Website können externe Dienste eingebunden sein, insbesondere für Webanalyse, Tag-Management, Schriftarten, Karten, Animationen, Sicherheitsfunktionen oder rechtliche Inhalte. Dabei können personenbezogene Daten an die jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Details ergeben sich aus den jeweils angezeigten Cookie- und Datenschutzinformationen auf der Website.

4. Datenschutz bei Geschäftsbeziehungen und GIN Cloud Services

4.1 Circum AG bearbeitet Personendaten auch im Rahmen von Angeboten, Verträgen, Bestellungen, Rechnungsstellung, Kundenkommunikation, Bereitstellung und Betrieb von GIN Cloud Services, Plattformen, Provider- und Lizenzleistungen, Störungskoordination, Sicherheit und Monitoring der eigenen Plattformen.

4.2 Je nach bezogener Leistung können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden: Kundenstammdaten, Kontakt- und Kommunikationsdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Zahlungsdaten, Support- und Ticketdaten, technische Betriebsdaten, Logdaten, Benutzer- und Zugriffsdaten, Lizenz- und Inventardaten, Verbindungs- und Nutzungsdaten, Backupdaten sowie je nach Service weitere Inhalts-, Applikations-, System-, Alarmierungs-, Kommunikations- oder Plattformdaten.

4.3 Zwecke der Bearbeitung sind insbesondere Vertragsanbahnung und Vertragsabwicklung, Bereitstellung und Betrieb der vereinbarten Services und Plattformen, Rechnungsstellung, Kundenkommunikation, Störungskoordination, Sicherheit, Missbrauchsbekämpfung, Lizenz- und Carrieradministration, Hersteller-Reporting, Bonitätsprüfung, Durchsetzung rechtlicher Ansprüche sowie Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Pflichten.

4.4 Soweit Circum AG gegenüber dem Kunden direkt als Anbieterin auftritt, bearbeitet Circum AG Personendaten im Zusammenhang mit Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung, Kundenkommunikation, Servicebereitstellung, Plattformbetrieb, Sicherheit und Störungskoordination als Verantwortliche.

4.5 Je nach Vertragsmodell kann eine vom Kunden bestimmte oder autorisierte Partnerfirma die kundenspezifische Planung, Installation, Integration, Administration und den Support übernehmen. Circum kann mit dieser Partnerfirma Daten austauschen, soweit dies für Bestellung, Bereitstellung, Störungskoordination, Abrechnung oder Vertragsabwicklung erforderlich ist. Die konkrete datenschutzrechtliche Rolle richtet sich nach der jeweiligen Leistung und den anwendbaren Vertragsunterlagen.

5. Auftragsbearbeitung, Unter-Auftragsbearbeiter und Vertriebspartner

5.1 Soweit Circum AG im Rahmen von Cloud-, Hosting-, Backup-, Connectivity-, Internet-, Mobile-, Voice-, Alarmierungs-, Signage-, Plattform- oder sonstigen GIN Cloud Services Personendaten im Auftrag des Kunden bearbeitet, erfolgt die Bearbeitung auf Grundlage eines separaten ADV/AVV mit technischen und organisatorischen Massnahmen sowie einer Liste genehmigter Unter-Auftragsbearbeiter.

5.2 Zur Leistungserbringung kann Circum AG technische Betreiber, verbundene Unternehmen, Vertriebspartner, Rechenzentrums-, Plattform-, Kommunikations-, Backup-, Security-, Monitoring-, Software-, Lizenz-, Carrier- und sonstige Dienstleister beiziehen. Soweit diese Dienstleister Personendaten im Auftrag bearbeiten, werden sie nach Massgabe des ADV/AVV und der anwendbaren Datenschutzvorgaben eingesetzt.

5.3 Werden Leistungen gemeinsam mit einer Partnerfirma erbracht oder betreut, können Daten zwischen Circum AG und der jeweiligen Partnerfirma ausgetauscht werden, soweit dies für Offerten, Bestellungen, Bereitstellung, Störungskoordination, Abrechnung oder Vertragsabwicklung erforderlich ist.

6. Weitergabe von Personendaten

6.1 Circum AG gibt Personendaten nur weiter, soweit dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich, gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist oder eine Einwilligung vorliegt.

6.2 Empfänger können insbesondere verbundene Unternehmen, Partnerfirmen, Kunden, Lieferanten, Hersteller, Distributoren, technische Rechenzentrums- und Plattformbetreiber, Hosting-, Backup-, Security-, Monitoring-, Kommunikations-, Carrier- und Lizenzanbieter, Banken, Treuhänder, Rechtsberater, Inkassodienstleister, Behörden und Gerichte sein.

6.3 Personendaten werden vertraulich behandelt. Im Auftrag tätige Personen und beigezogene Dritte werden, soweit erforderlich, auf Vertraulichkeit und Datenschutz verpflichtet.

7. Bearbeitung im Ausland

7.1 Circum AG bearbeitet Personendaten grundsätzlich in der Schweiz oder im EWR/EU-Raum, soweit dies für die jeweilige Leistung vorgesehen ist. Bei einzelnen Website-, Cloud-, Support-, Kommunikations- oder Drittanbieterdiensten kann eine Bearbeitung in anderen Ländern erfolgen.

7.2 Erfolgt eine Bekanntgabe in ein Land ohne angemessenes Datenschutzniveau, stellt Circum AG den Schutz der Personendaten durch geeignete Garantien sicher, insbesondere durch Standardvertragsklauseln, anerkannte Zertifizierungen, technische Schutzmassnahmen oder eine andere gesetzlich zulässige Grundlage.

8. Datensicherheit und Kommunikation

8.1 Circum AG trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Umfang und konkrete Massnahmen richten sich nach Art der Daten, Risiko, Stand der Technik, vertraglichen TOMs und den eingesetzten Systemen und Dienstleistern.

8.2 Bei unverschlüsselter Kommunikation per E-Mail kann die vollständige Datensicherheit auf dem Übertragungsweg nicht gewährleistet werden. Für Informationen mit besonderem Schutzbedarf kann Circum AG sichere Übermittlungswege, Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen oder andere Schutzmassnahmen vorsehen oder empfehlen.

8.3 Zugriffe, Exporte und Weitergaben von Kundendaten werden auf das für die Leistungserbringung erforderliche Mass beschränkt. Soweit technisch und organisatorisch angemessen, werden sicherheits- und betriebsrelevante Ereignisse protokolliert und überwacht.

9. Dauer der Aufbewahrung

9.1 Circum AG speichert Personendaten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder berechtigte Interessen an der Aufbewahrung vorliegen.

9.2 Vertrags-, Bestell-, Rechnungs- und Buchhaltungsdaten werden in der Regel während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Support-, Betriebs- und Logdaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit, Störungsbehebung oder vertragliche Pflichten erforderlich ist.

9.3 Daten in Backups werden nach den jeweils anwendbaren Backup- und Rotationskonzepten gelöscht oder überschrieben, sofern keine abweichende gesetzliche oder vertragliche Pflicht besteht.

10. Rechte betroffener Personen

10.1 Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts Auskunft über die sie betreffenden Personendaten verlangen. Sie können zudem Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Herausgabe oder Übertragung von Daten sowie Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen verlangen.

10.2 Soweit eine Bearbeitung auf Einwilligung beruht, kann die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung bleibt davon unberührt.

10.3 Rechte können über die untenstehenden Kontaktdaten geltend gemacht werden. Zur Verhinderung von Missbrauch kann Circum AG eine Identifikation der anfragenden Person verlangen.

10.4 Betroffene Personen können sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

11. Kontakt

Anfragen zum Datenschutz können an folgende Stelle gerichtet werden:

Circum AG
Bürgstrasse 5
8733 Eschenbach SG
Schweiz
E-Mail: contact@circum.cloud
Telefon: +41 848 868 868

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

12.1 Circum AG kann diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere bei Änderungen der Datenbearbeitung, eingesetzter Dienste, gesetzlichen Anforderungen oder interner Prozesse.

12.2 Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der Website https://www.gincloud.ch/datenschutz/ abrufbar.